Zapytanie ofertowe: Zimowe utrzymanie dróg gminnych na terenie Gminy Pakosławice w sezonie zimowym 2024/2025

Reńska Wieś, 07.11.2024 r.

Zapytanie ofertowe

1.    Nazwa oraz adres Zamawiającego.                 

       Gmina Pakosławice, Reńska Wieś 1, 48-314 Pakosławice

2.    Tryb udzielania zamówienia.

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, którego wartość nie przekracza kwoty 130 000 zł netto. W związku z powyższym do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

3.    Nazwa i opis przedmiotu zamówienia.

       Przedmiotem zamówienia jest:   

       Zimowe utrzymanie dróg gminnych na terenie Gminy Pakosławice w sezonie zimowym 2024/2025

       Zakres robót do wykonania:

1. Zimowe utrzymanie dróg gminnych publicznych i wewnętrznych (dojazdowych) na terenie Gminy Pakosławice w sezonie zimowym 2024/2025 polegające na odśnieżaniu i likwidacji śliskości dróg mające na celu zmniejszenie lub ograniczenie zakłóceń ruchu drogowego wywołanego czynnikami atmosferycznymi takimi jak intensywne opady śniegu, zawieje i zamiecie śnieżne oraz błoto pośniegowe z topniejącego śniegu, gołoledź i śliskość obejmuje miejscowości: Biechów, Godkowice, Radowice, Rzymiany, Nowaki, Słupice,  Spiny, Frączków, Naczków, Śmiłowice, Korzękwice, Bykowice, Reńska Wieś, Pakosławice, Strobice, Prusinowice.

   Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje realizację w dwóch częściach:

- część 1:  Biechów, Godkowice, Radowice, Rzymiany, Nowaki, Słupice, Spiny,

   Frączków, Śmiłowice, Korzękwice, Bykowice, Naczków

- część 2: Pakosławice, Prusinowice, Reńska Wieś, Strobice

2. W ramach niniejszego postępowania Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia czynności związanych z zimowym utrzymaniem dróg gminnych publicznych i wewnętrznych (dojazdowych) zgodnie z wykazem dróg i zgłoszeniami przedstawicieli Zamawiającego.

3. Koszty zakupu, magazynowania, dostawy materiałów niezbędnych do prowadzenia zimowego utrzymania dróg pokrywa Wykonawca.

   Należy stosować materiały do zwalczania śliskości zimowej, które spełniać będą normy wymagane przepisami prawa.

• Wykaz dróg do zimowego utrzymania stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
• Częstotliwość wykonywania usług będzie uzależniona od wystąpienia warunków atmosferycznych wymagających użycia odpowiedniego sprzętu.
• Pojazdy przeznaczone do wykonywania przedmiotu umowy należy wyposażyć w ostrzegawczy sygnał świetlny barwy żółtej samochodowej.

4. Wykonawca zobowiązany jest prowadzić tygodniowy raport pracy sprzętu, na którym winien uzyskać potwierdzenie przez pracownika Urzędu Gminy, że usługa została faktycznie wykonana. Potwierdzenie wykonania usługi zawiera: datę wykonania usługi, użyty sprzęt, wskazanie drogi/miejscowości wykonywanej usługi, ilość czasu realizowania usługi, podpis wykonawcy, podpis i pieczęć pracownika Urzędu Gminy.

5. Wykonawca zapewni łączność przez telefon komórkowy dostępny 24h, który zostanie przekazany również sołtysom sołectw z terenu Gminy Pakosławice.

6. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nierzetelnego wykonania usług, w szczególności za naruszenie bezpieczeństwa ruchu i szkody wyrządzone osobom trzecim z tego tytułu.

7. Do czasu pracy sprzętu wlicza się tylko rzeczywisty czas pracy sprzętu przy zimowym utrzymaniu.

8. W przypadku awarii sprzętu Wykonawca zobowiązany jest podstawić do pracy zastępczy środek transportu, aby nie dopuścić do sytuacji, w której brak sprzętu uniemożliwi wykonywanie usługi.

9. Ustala się maksymalny czas reakcji (przystąpienia do pracy) w ciągu 1 godziny  od otrzymania zgłoszenia.

10. Jezdnie odśnieżane i posypywane mieszanką piaskowo-solną w proporcji 70%:30%, w razie śliskości są na całej szerokości, a w przypadku trudnych warunków pogodowych (zawieje i zamiecie śnieżne, długotrwałe burze śnieżne niweczące efekty odśnieżania) organizacje pracy należy dostosować do aktualnych zmieniających się warunków na drodze.

11. Wykonawca winien posiadać lub dysponować odpowiednim sprzętem, przystosowanym do odśnieżania dróg i zwalczania śliskości zimowej takim jak:

            - pług śnieżny lub koparko-spycharka lub ciągnik z pługiem,

            - piaskarka lub rozsiewacz.

12. Zamawiający wymaga posiadania dwóch pojazdów wymienionych w pkt 11 w celu realizacji obu części zamówienia. Pozwoli to na bezkolizyjne i równomierne czasowo wykonywanie przedmiotu zamówienia. 

13. Podczas pracy Wykonawca przestrzegał będzie obowiązujące przepisy ruchu  drogowego zwracał baczną uwagę na bezpieczeństwo osób i pojazdów znajdujących się w pobliżu.

Zamawiający nie jest w stanie określić minimalnej ilości godzin, jaką zleci Wykonawcy do wykonania. Będzie to zależne od panujących warunków atmosferycznych.

4. Termin wykonania zamówienia do 30.04.2025 r.

5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.

Wykonawcy ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia muszą spełniać warunki, udziału w postępowaniu dotyczące:

1) Kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile to wynika z odrębnych przepisów:

Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Weryfikacja spełnienia tego warunku dokonywana będzie w oparciu o załączone oświadczenie.

2) Sytuacji ekonomicznej i finansowej

Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Weryfikacja spełnienia tego warunku dokonywana będzie w oparciu o załączone oświadczenie.

3) Zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Weryfikacja spełnienia tego warunku dokonywana będzie w oparciu o załączone oświadczenie.

6.  Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

• a) aktualny odpis z właściwego rejestru, lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru  lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
• b) oferta,
• c) oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym
• d) oświadczenie dot. ustawy z 13 kwietnia 2022 r.

7.    Termin związania ofertą.

Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 30 dni.

Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

8.    Opis sposobu przygotowywania oferty.

1.    Wymagania podstawowe.

1)    Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną

ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia. W formularzu ofertowym należy podać cenę jednostkową za roboczogodzinę za realizację przedmiotu zamówienia.

2)    Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

Wykonawca ma możliwość składania ofert obejmujących realizację jednej z części (część 1 lub część 2). Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

3)    Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania

Wykonawcy (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oznacza to, iż jeżeli z dokumentu(ów) określającego (ych) status prawny Wykonawcy(ów) lub pełnomocnictwa (pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów) upoważnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby.

4)    Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

5)  We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczątkach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci zawierającego co najmniej oznaczenie nazwy firmy i siedziby. 

6)  Zamawiający zwróci Wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane, na ich wniosek, złożone przez nich plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały. Żadne inne dokumenty wchodzące w skład oferty, w tym również te przedstawiane w formie oryginałów, nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.

7)   Zamawiający wymaga od Oferenta dostarczenia atestów, certyfikatów lub deklaracji zgodności dla wszystkich elementów stanowiących przedmiot zamówienia.

2.   Zawartość oferty.

Kompletna oferta musi zawierać:

• a)  formularz oferty, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego,
• b) dokumenty wymienione w pkt 6 niniejszego zapytania.

9.    Miejsce oraz termin składania ofert.

Ofertę można składać w formie:

            - elektronicznej na adres e-mail: g.bierczak@pakoslawice.pl

            - papierowej: Gmina Pakosławice, Reńska Wieś 1, 48-314 Pakosławice

Termin składania ofert: do dnia 21.11.2024 r. - godzina 10:00

Składając ofertę w formie elektronicznej należy dostarczyć pliki w formacie PDF lub jpg.

Miejsce oraz termin otwarcia ofert:

            - elektronicznej na adres e-mail: g.bierczak@pakoslawice.pl

            - papierowej: Gmina Pakosławice, Reńska Wieś 1, 48-314 Pakosławice dnia 21.11.2024 r. ,godzina 10.30.

10. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty

Przy ocenie i wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający weźmie pod uwagę jedynie najniższą cenę za roboczogodzinę, której waga wynosi 100 %.

Cenę należy podać w złotych polskich w postaci cyfrowej i słownej w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku.

Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacja zamówienia.

11. Sposób porozumiewania się z Wykonawcami

1. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną.
2. Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest Grzegorz Bierczak, email: g.bierczak@pakoslawice.pl  tel. 77 435 60 114.
3. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania.
4. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający, bez ujawniania źródła zapytania, przesyła bądź zamieszcza na stronie internetowej na której udostępnione zostało zapytania.

12. Informacje dodatkowe:

- Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.

-  Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza zostanie poinformowany o terminie podpisania umowy. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie przedmiotu zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny lub skorzystać z prawa do unieważnienia postępowania.

13.       Klauzula RODO

Wykonawca przyjmuje do wiadomości i zobowiązuje się do przekazania informacji zawartych w poniższym obowiązku informacyjnym osobom oddelegowanym do bezpośrednich kontaktów i szczegółowych ustaleń związanych z zawarciem i realizacją niniejszej umowy:

- administratorem Państwa danych osobowych jest Wójt Gminy Pakosławice reprezentujący Urząd Gminy Pakosławice, z siedzibą w Reńskiej Wsi 1, 48-314 Pakosławice. Z administratorem – Wójtem Gminy Pakosławice można skontaktować się osobiście lub pisemnie na adres siedziby administratora,

- dane kontaktowe administratora: Reńska Wieś 1, 48-314 Pakosławice, 77 435 76 14,

- Administrator – Wójt Gminy Pakosławice wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować pisemnie poprzez adres mailowy: iod@pakoslawice.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych

- Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu:

- realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (art.6 ust.1 lit. c RODO);

- realizacji umowy oraz dokonywania ustaleń jej dotyczących (w zakresie danych kontaktowych osób wyznaczonych), co stanowi zadanie realizowane w interesie publicznym (art. 6 ust.1 lit e RODO)

- Dane mogą być ujawniane naszym podwykonawcom wyłącznie w zakresie świadczonych dla nas usług, w szczególności podmiotom wykonującym usługi hostingowe, serwisowe, doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, serwis IT. Dane mogą być również ujawniane w trybie dostępu do informacji publicznej;

- Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

- obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; brak podania danych uniemożliwi udział w postępowaniu;

- w odniesieniu do Państwa danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

- przysługuje Państwu prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do żądania przeniesienia danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

                                                                                                                            Wójt Gminy Pakosławice

                                                                                                                                   Adam Raczyński         

Załączniki:

PDFZałącznik nr 1 - Formularz ofertowy.pdf (362,52KB)
ODSZałącznik nr 2 - Wykaz dróg gminnych.ods (24,63KB)
PDFZałącznik nr 3 - Projekt umowy.pdf (525,30KB)
PDFZałącznik nr 4 - Oświadczenie o braku powiązań.pdf (480,28KB)
PDFZałącznik nr 5 - Oświadczenie dot. ustawy z 13.04.2022 r.pdf (462,70KB)